ความหมายของการนำเสนอ ข้อมูล
การนำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือ ความต้องการไปสู่ผู้รับสาร โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่างๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ

ความสำคัญของการนำเสนอ
ในปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจ ทางการเมือง ทางการศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐทุกแห่ง ก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูล เสนอความเห็น เสนอขออนุมัติ หรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ ผู้มีหน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชม การฝึกอบรม การประชุม หรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้จักวิธีการนำเสนอ เพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสมกับงานต่างๆ และเพื่อผลสำเร็จของการพัฒนางานของตน หรือขององค์กรและหน่วยงานต่างๆ กล่าวโดยสรุป การนำเสนอมีความสำคัญ ต่อการปฏิบัติงานทุกประเภท เพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงาน ใช้ในการพัฒนางาน ตลอดจนเผยแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชา และบุคคลผู้ที่สนใจ

จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ
1. เพื่อให้ผู้รับสารรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ เช่น ในการประชุมคณะ กรรมการต่างๆ ประธานในที่ประชุมจะต้องชี้แจงวาระการประชุมให้ที่ประชุมรับทราบ ที่มักเรียกกันว่าเรื่องที่ประธานจะแจ้งให้ทราบ
2. เพื่อให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ในการประชุมคณะกรรมการแต่ละครั้งคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ จะต้องชี้แจงข้อมูลหรือแสดงความคิดเห็นให้ที่ประชุมรับได้ทราบ เพื่อประกอบการพิจารณาวินิจฉัยหรือลงมติที่ประชุม
3. เพื่อให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ เช่น ในการฝึกอบรมหรือการสัมมนา วิทยากรหรือผู้เชี่ยวชาญจะต้องนำเสนอข้อมูลที่เป็นข้อความรู้ และข้อเท็จจริงต่างๆ ให้แก่ผู้เข้าฝึกอบรม หรือใช้ ในการบรรยายสรุปผลการดำเนินงานต่างๆ เพื่อให้ผู้มาเยี่ยมชมกิจการ หรือผู้บังคับบัญชาที่เดินทาง มาตรวจเยี่ยมได้รับทราบ
4. เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง เช่น การชี้แจงระเบียบหรือวิธีการปฏิบัติต่าง ๆ ให้แก่ผู้เกี่ยวข้องเข้าใจ โดยเฉพาะเมื่อมีการออกระเบียบใหม่หรือเปลี่ยนแนวทางในการปฏิบัติ ก็จำเป็นต้องชี้แจงเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันและปฏิบัติได้อย่างถูก ต้อง

ประเภทของการนำเสนอ
1. การนำเสนอเฉพาะกลุ่ม เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ต่อผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมรับทราบข้อมูล ในการนำเสนอ
2. การนำเสนอทั่วไปในที่สาธารณะ เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ที่เปิดโอกาสให้บุคคลทั่วไปเข้าร่วมฟังการนำเสนอได้ มีการเปิดโอกาสให้ผู้ฟัง ได้ซักถามเพิ่มเติมหรือแสดงความคิดเห็นได้อีกด้วย

ลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอ
ในการนำเสนอแต่ละครั้งนั้น สามารถนำข้อมูลที่มีลักษณะแตกต่างกันมาร่วม นำเสนอด้วยกันได้ ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของผู้นำเสนอ ข้อมูลที่จะนำเสนอแบ่งออกตามลักษณะของข้อมูล ได้แก่
1. ข้อเท็จจริง หมายถึงข้อความที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เรื่องราวที่เป็นมาหรือเป็นอยู่ตามความจริง หรือสามารถตรวจสอบให้เป็นที่ประจักษ์ได้ว่าเป็นความจริง อาจเป็นความรู้ที่ได้จากการทดสอบหรือทดลองทางวิทยาศาสตร์ก็ได้ สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐาน ข้ออ้างอิงสำหรับกล่าวอ้างถึงในการพิสูจน์สิ่งใดสิ่งหนึ่งได้
2. ข้อคิดเห็น เป็นความเห็นอันเกิดจากประเด็นหรือเรื่องราวที่ชวนให้คิด อาจเป็นความรู้สึก ความเชื่อถือหรือแนวคิดที่ผู้นำเสนอมีต่อสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ความเห็นของแต่ละคนอาจแตกต่างกันได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับพื้นฐานและประสบการณ์ ของแต่ละบุคคล ข้อคิดเห็นต่างจากข้อเท็จจริง คือ ข้อเท็จจริงเป็นเรื่องจริงที่ยอมรับกันโดยทั่วไป แต่ข้อคิดเห็นอาจมีทั้งผู้เห็นด้วยและไม่เห็นด้วยก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ฟังเป็นผู้ตัดสินใจว่าข้อคิดเห็นนั้น ๆ น่ารับฟังหรือไม่ สมเหตุสมผลเพียงใด ข้อคิดเห็นมีลักษณะต่าง ๆ กัน
2.1. ข้อคิดเห็นเชิงเหตุผล เป็นข้อคิดเห็นที่อ้างถึงเหตุผล อ้างถึงข้อเปรียบเทียบที่ เชื่อถือได้ และความมีเหตุผลต่อกัน โดยชี้ให้ผู้รับฟังเห็นว่า ควรทำอย่างนั้นเพราะเหตุเช่นนี้ แต่ถ้าไม่ทำอย่างที่กล่าวก็จะมีผลตามมาอย่างไรบ้าง โดยทั้งหมดนี้เป็นเหตุผลของผู้แสดง ความคิดเห็นเท่านั้น

 

แนะ นำโปรแกรม

โปรแกรม นำเสนองานที่ศึกษาในบทนี้จะใช้โปรแกรม Microsoft PowerPoint ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ใช้งานได้ง่าย และสะดวกในการใช้งานมาก โปรแกรมนี้จึงเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันแพร่หลาย Microsoft PowerPoint เป็นโปรแกรมหนึ่งในชุดของโปรแกรม Microsoft Office 2003 มีคุณสมบัติหลายอย่างได้รับการพัฒนาให้มีขีดความสามารถมากขึ้น ใช้ในการนำเสนอข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ ผู้ใช้สามารถสร้างงานในการนำเสนอได้หลากหลายรูปแบบ โดยสามารถนำข้อความ รูปภาพ ตาราง แผนภูมิต่าง ๆ ตลอดจนภาพเคลื่อนไหวและเสียง มาประกอบเข้าด้วยกันเป็นลักษณะสื่อประสมเพื่อสร้างเป็นงานนำเสนอต่อผู้อื่น ได้อย่างสวยงามและน่าตื่นตาตื่นใจ

การ เข้าสู่โปรแกรม

1. คลิกที่ปุ่ม Start

2. เลือกเมนู Program

3. เลือกเมนู Microsoft Office

(บางเครื่องอาจไม่มีเมนูนี้)

4. คลิกที่ Microsoft PowerPoint

ส่วน ประกอบของหน้าจอ

1. แถบหัวเรื่อง (Titlebar) คือแถบที่ใช้แสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ที่เปิดอยู่ในขณะนั้น

2. เมนู (Menubar) คือแถบที่ใช้เก็บรวบรวมคำสั่งทั้งหมดที่ใช้ในโปรแกรม

3. แถบเครื่องมือ (Toolbar) คือแถบที่ใช้เก็บปุ่มคำสั่งที่ต้องการเรียกใช้งานบ่อย ๆ

4. แท็บภาพนิ่ง (Slide Tab) คือพื้นที่ที่ใช้แสดงรูปสไลด์แบบเล็ก ๆ เพื่อให้ผู้ใช้เห็นภาพโดยรวม

5. แท็บเค้าร่าง (Outline Tab) คือแท็บที่ใช้แสดงเค้าโครงข้อความที่อยู่ในแต่ละสไลด์

6. พื้นที่แสดงสไลด์ (Slide Area) คือพื้นที่สำหรับการตกแต่งสไลด์ เช่น พิมพ์ข้อความ,วาดรูป

7. หน้าต่างบันทึกย่อ (Note Pane) คือพื้นที่ส่วนที่ใช้ในการพิมพ์บันทึกย่อเพื่ออธิบายเพิ่มเติม

8. มุมมองสไลด์ (Slide View) คือพื้นที่ที่ใช้ในการมองสไลด์ในมุมมองแบบต่าง ๆ

9. บานหน้าต่างงาน (Task Pane) ส่วนที่ใช้แสดงรายละเอียดเกี่ยวกับรูปแบบในการสร้างสไลด์

วิธี สร้างงานนำเสนอ

การ สร้างงานนำเสนอสามารถสร้างได้ 3 วิธีด้วยกันดังนี้คือ

1. สร้างงานจากงานนำเสนอเปล่า (Blank)

2. สร้างงานจากแม่แบบออกแบบ (Template)

3. สร้างงานจากตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ (AutoContent Wizard)

การ สร้างงานนำเสนอเปล่า

1. คลิกที่คำสั่ง งานนำเสนอเปล่า จากบานหน้าต่างงานนำเสนอใหม่

2. จะปรากฏ เค้าโครงภาพนิ่ง ให้ทำการคลิกเลือกแบบ เค้าโครงภาพนิ่ง

3. ทำการคลิกเพื่อพิมพ์ข้อความหรือแทรกรูปต่าง ๆ ลงในพื้นที่แสดงสไลด์

4. เมื่อต้องการสร้างภาพนิ่งสไลด์เพิ่มเติม ให้คลิกที่เครื่องมือสร้างภาพนิ่งแล้ว

ปฏิบัติตามข้อ 3 จะกระทำกี่สไลด์ก็ได้จนกระทั่งครบเนื้อหาที่ต้องการใช้งาน