เทคโนโลยีสำนักงาน 

 

1. รูปแบบสำนักงานสมัยใหม่ 

          สำนักงานสมัยใหม่มีรูปแบบที่สำคัญดังนี้

                1.1 ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายขนาดเล็ก หรือระบบเครือข่ายแลน

                1.2 มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว

                1.3 ผู้บริหารสนับสนุนการใช้ระบบสำนักงานสมัยใหม่และลงมือใช้งานเอง

                1.4 ซอฟต์แวร์ต่างๆ ใช้ง่ายและเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์การ

                1.5 อุปกรณ์ต่าง ๆ เป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้

                1.6 ระบบงานประยุกต์ต่าง ๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. บทบาทของสำนักงาน 

2.1 บทบาทของสำนักงานในการจัดการสารสนเทศ

1. ลักษณะงานสำนักงานทั่วไป

งานส่วนใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสารสนเทศในสำนักงาน อาจจำแนกได้ดังนี้

1.1 งานรับข้อมูลและสารสนเทศ

1.2 การเก็บบันทึกข้อมูลและสารสนเทศ

1.3 การประมวลผลข้อมูล

1.4 การจัดทำเอกสารธุรกิจ

1.5 การสื่อสารข้อมูลและเอกสารธุรกิจ

2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับการจัดการสารสนเทศ

ระบบคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งเป็นเครือข่ายในสำนักงานอัตโนมัติจะทำหน้าที่ในการเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสาร และสารสนเทศระหว่างสถานที่ที่ใช้เป็นสำนักงานต่างๆในเครือข่าย เพื่อประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร เป็นข้อมูลประกอบการจัดทำโครงการ และการใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจดำเนินงานต่างๆ โดยการเผยแพร่และสื่อสารสารสนเทศไปยังกลุ่มต่างๆเป็นไปโดยสะดวกรวดเร็ว ประกอบการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง ทันสมัย เป็นปัจจุบัน เหล่านี้ทำให้การดำเนินงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

2.2 บทบาทของสำนักงานในการสื่อสาร

1. การสื่อสารทั่วไปในสำนักงาน

การสื่อสาร หมายถึง การสื่อข้อความระหว่างผู้ส่งและผู้รับ โดยปกติเป็นการใช้ภาษาเพื่อการสื่อสารระหว่างมนุษย์ รวมถึงการสนทนาในรูปแบบต่างๆ การใช้บันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งในปัจจุบันสื่อดังกล่าวทำงานผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์

2. บทบาทของการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน

2.1 การเชื่อมโยงการทำงานของผู้บริหารและพนักงาน

2.2 การเชื่อมโยงสำนักงานกับหน่วยงานภายนอก

2.3 การประชาสัมพันธ์

2.4 การช่วยค้นหาข้อมูลข่าวสาร

3. เทคโนโลยีการสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน

3.1 การสื่อสารข้อมูล เป็นการนำเทคโนโลยีและวิธีการในการส่งข้อมูลระหว่างคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์ต่างๆ โดยทั่วไปมี 5 ขั้นตอน คือ การสร้างข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ส่ง นำข้อมูลมาสร้างเป็นสัญญาณเพื่อใช้ส่ง ส่งสัญญาณดังกล่าวไปเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ทำการแปลงสัญญาณที่รับ และประมวลผลยังจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้รับ ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณาของการสื่อสาร มีดังนี้

3.1.1 การพิจารณาอุปกรณ์ต่อพ่วง

3.1.2 การเลือกตัวกลางสื่อสารที่เหมาะสม

3.1.3 การกำหนดเกณฑ์วิธีในการสื่อสาร

3.2 เครือข่ายอินเทอร์เน็ต อินเตอร์เน็ตถูกใช้ในการสื่อสารด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนเป็นแหล่งสืบค้นข้อมูล โดยมีผู้ให้บริการ และผู้สร้างสื่อเผยแพร่มากขึ้น

4. การนำอินเทอร์เน็ตไปใช้ในสำนักงาน

4.1 การประชาสัมพันธ์

4.2 การสื่อสาร

4.3 การทำงานทางไกล

2.3 บทบาทของสำนักงานในการจัดการทั่วไป

1. บทบาทต่อการจัดการทั่วไป

การจำแนกบทบาทของสำนักงานอัตโนมัติในการบริหารจัดการทั่วไป อาจทำได้หลายประเด็น

1.1 คุณภาพของการจัดการ

1.1.1 การวางแผน

1.1.2 การจัดองค์การและการจัดการบุคลากร

1.1.3 การบริหารงบประมาณ

1.1.4 การบริหารงานโครงการ

1.1.5 การควบคุมการปฏิบัติงานในสำนักงาน

1.1.6 การทำรายงาน

1.2 คุณภาพของผู้บริหาร บทบาทของผู้บริหารอาจแบ่งได้เป็น 3 ด้าน

1.2.1 การประสานงาน

1.2.2 สารสนเทศ

1.2.3 การตัดสินใจ

1.3 การทำงานเป็นทีม

เทอร์บัน (Turban 1996) กล่าวว่าเป็นการทำงานถาวรหรือชั่วคราวที่คนตั้งแต่สองคนขึ้นไปใช้วัตถุประสงค์ร่วมกันในการทำงาน โดยกล่าวประโยชน์ของการทำงานเป็นทีม ไว้ดังนี้

- กลุ่มงานเข้าใจปัญหาได้ดีกว่าคนเพียงคนเดียว

- บุคคลจะรับผิดชอบหากมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ

- กลุ่มงานค้นหาความผิดพลาดบกพร่องได้ดีกว่า

- กลุ่มงานมีสารสนเทศและความรู้มากกว่า

- ช่วยกระตุ้นให้สมาชิกและกระบวนการทำงานดีขึ้น

- แต่ละคนมีพันธะผูกพันในข้อที่ร่วมกันตัดสินใจ

- แต่ละคนจะลดความรู้สึกที่จะต่อต้านสิ่งที่กลุ่มได้ตัดสินใจไปแล้ว

1.4 การทำงานทางไกล ด้วยเครื่องมือการสื่อสารที่ทันสมัยและเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายทำให้ผู้ทำงานสามารถที่จะทำงานได้ต่างสถานที่ และเสมือนว่าได้ทำงานในสำนักงานเดียวกัน

1.4.1 ประโยชน์ ช่วยลดปัญหาด้านบุคลากร พื้นที่ใช้งานในหน่วยงาน และปัญหาสังคม

1.4.2 ปัญหา บุคลากรอาจลดความสัมพันธ์ระหว่างกัน ในด้านหน่วยงานอาจไม่มีความพร้อมในการประชุม ผลประกอบการไม่ได้ดังหวัง เป็นต้น

2. ข้อควรพิจารณาในการปรับเปลี่ยนสำนักงานมาเป็นสำนักงาน

2.1 ด้านความมุ่งมั่นที่จะดำเนินการแก้ไขปรับปรุงตนเอง

2.2 ด้านความพร้อมในการปรับปรุงตนเอง

2.3 การปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานใหม่

2.4 การสร้างแนวคิดในการปรับปรุงตนเอง

2.5 การติดตาม การประเมินผล และการแก้ไข

3. วงจรการปฏิบัติงานในสำนักงานสมัยใหม่ 

 

 

 

                                                       

                                                                                                TOP LEVEL               ผู้บริหารระดับสูง

 

 

                                                                                           MIDDLE LEVEL                     ผู้บริหารระดับกลาง

 

 

                                                                                                LOW LEVEL                                 พนักงาน   

 

 

 

            3.1 ผู้บริหารระดับสูง เกิดความสนใจและสั่งให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการจัดหา หรือพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ขึ้นในกรณีเช่นนี้ผู้บริหารระสูงอาจจะได้มีโอกาสเห็นการปฏิบัติงานในสำนักงานสมัยใหม่ของหน่วยงานอื่นๆ หรือได้รับทราบรายละเอียดข้อมูลเกี่ยวกับสำนักงานสมัยใหม่มาจากผู้อื่น

                3.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้บริหารงานระดับต่างๆ อาจจะเป็นผู้เสนอให้มีการจัดทำสำนักงานสมัยใหม่ขึ้นมาอาจจะเป็นเพราะเห็นว่าหน่วยงานของตนสมควรปรับเปลี่ยนงานมาใช้เทคโนโลยีสำนักงานสมัยใหม่มากขึ้น หรือเพราะได้รับการแนะนำจากผู้ขายสินค้าทางด้านสำนักงานสมัยใหม่ก็ได้ เมื่อผู้บริหารหรือผู้ปฏิบัติงานเหล่านี้เกิดความคิดขึ้นมาแล้วอาจจะนำเรื่องนี้เสนอต่อผู้บริหารระดับสูงหรือนำเข้าไปบรรจุไว้ในแผนการดำเนินงานด้านคอมพิวเตอร์ของหน่วยงานก็ได้

                3.3 นักคอมพิวเตอร์และนักเทคโนโลยีอื่นๆ ในบางกรณีผู้เสนอแนะให้หน่วยงานพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ขึ้นก็อาจจะเป็นนักเทคโนโลยีของหน่วยงานเอง เพราะนักเทคโนโลยีเหล่านี้มักจะได้มีโอกาสใกล้ชิดและเห็นความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีค่อนข้างมาก เมื่อเห็นแล้วก็อาจจะอดไม่ได้ที่จะต้องคิดต้องการเปลี่ยนให้หน่วยงานของตนมีเทคโนโลยีที่ก้าวหน้ามากขึ้น เมื่อมีการเสนอให้พัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ในหน่วยงานขึ้นแล้ว จะมีการดำเนินการต่อไป แต่จะเป็นการดำเนินการแบบใดนั้นก็ขึ้นอยู่กับลักษณะของหน่วยงาน หากหน่วยงานนั้นมีศูนย์คอมพิวเตอร์อยู่แล้วก็จะมีแนวโน้มว่าศูนย์คอมพิวเตอร์จะได้รับมอบหมายให้เป็นผู้ดำเนินการพัฒนาระบบสำนักงานสมัยใหม่ดีขึ้นแต่ถ้าหากหน่วยงานนั้นไม่มีศูนย์คอมพิวเตอร์อาจเป็นไปได้ที่จะมีการมอบหมายให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับงานสำนักงานอัตโนมัติมากที่สุดไปคิดดำเนินการเช่น อาจจะให้หน่วยงานที่ทำหน้าที่ด้านการสื่อสารโทรคมนาคมไปวางแผนและดำเนินการ หรืออาจจะมอบหมายให้แผนการสารบรรณเป็นผู้ดำเนินการ หรือมิฉะนั้นอาจจะเป็นใครก็ได้สุดแท้แต่ผู้บริหารระดับสูงจะเห็นว่าเหมาะสม

 

4. บทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศในสำนักงาน 

การนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยปฏิบัติงานในด้านต่างๆ อย่างมีประสิทธิผล มีมากมายหลายด้านได้แก่
                1.การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานสำนักงาน

สำนักบริการเทคโนโลยีสารสนเทศภาครัฐ (Government Information Technology Services - GITS) ลักษณะงานของสำนักบริการเทคโนโลยีสารสนเทศภาครัฐ จะให้บริการเครือข่ายสารสนเทศภาครัฐ (Government Information Network) เพื่อตอบสนองการบริหารงานสำหรับหน่วยงานของภาครัฐอย่างปลอดภัย และมีประสิทธิภาพสูง ส่งเสริมหน่วยงานภาครัฐให้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการดำเนินงาน อันนำไปสู่การเป็น E-government และเป็นศูนย์กลางส่งเสริมให้เกิดระบบการเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างภาครัฐและประชาชน  
                สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation - OA) สำนักงานอัตโนมัติที่หน่วยงานของรัฐจัดทำขึ้นมีชื่อว่า IT Model Office เป็นโครงการนำร่องที่จัดทำขึ้นเพื่อพัฒนาระบบเครือข่ายพื้นฐานของภาครัฐ ในรูปของสำนักงานอัตโนมัติ เช่น งานสารบรรณ งานจัดทำเอกสารและจัดส่งทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ งานแฟ้มเอกสาร งานบันทึกการนัดหมายผู้บริหาร

 

 

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ปัจจุบันสำนักงานจำนวนมากได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาประยุกต์ใช้อย่างแพร่หลาย เพื่อให้งานบังเกิดผลในด้านบวก อาทิ ความสะดวกรวดเร็ว ความถูกต้อง และสามารถทำสำเนาได้เป็นจำนวนมาก เป็นต้น อุปกรณ์เทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาใช้ได้แก่ เครื่องพิมพ์ดีดอิเล็กทรอนิกส์ โทรศัพท์ เทเลเท็กซ์ เครื่องเขียนตามคำบอกอัตโนมัติ (Dictating Machines) เครื่องอ่านและบันทึกวัสดุย่อส่วน เครื่องถ่ายเอกสารแบบหน่วยความจำ เครื่องโทรสาร ฯลฯ อุปกรณ์เหล่านี้ นำไปประยุกต์ใช้กับงานสำนักงาน ดังนั้นการนำเทคโนโลยีเหล่านี้มาใช้ในระบบสำนักงาน จึงเรียกว่า ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ซึ่งเทคโนโลยีดังที่กล่าวมานำไปประยุกต์ใช้กับงานสำนักงานได้ในหลายลักษณะ เช่น งานจัดเตรียมเอกสาร งานกระจายเอกสาร งานจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร งานจัดเตรียมสารสนเทศในลักษณะภาพ งานสื่อสารสนเทศด้วยเสียง งานสื่อสารสารสนเทศด้วยภาพและเสียง เป็นต้น

 2.การการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานอุตสาหกรรม

โรงงานอุตสาหกรรมหลายแห่งนำระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System-MIS) เข้ามาช่วยจัดการงานด้านการผลิต การสั่งซื้อ การพัสดุ การเงิน บุคลากร และงานด้านอื่นๆ ในโรงงาน ตัวอย่างการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานอุตสาหกรรมเช่น อุตสาหกรรมการพิมพ์ อุตสาหกรรมประเภทนี้ ใช้ระบบการพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Publishing) ในการจัดเตรียมต้นฉบับ วิดีโอเท็กซ์ วัสดุย่อส่วน และเทเลเท็กซ์ได้ รวมทั้งการพิมพ์ภาพโดยใช้เทอร์มินัลนำเสนอภาพ (Visual Display Terminal) ส่วนอุตสาหกรรมการผลิตรถยนต์ มีการใช้คอมพิวเตอร์ออกแบบรถยนต์ ปฏิบัติการการผลิต (เช่น การพ่นสี การเชื่อมอุปกรณ์ต่างๆ เข้าด้วยกัน ฯลฯ) การขับเคลื่อน การบริการ และการขาย รวมทั้งออกแบบระบบคอมพิวเตอร์ให้สามารถปฏิบัติงานในโรงงานได้ในรูปแบบหุ่นยนต์

3.การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานการเงินและการพาณิชย์
                สถาบันการเงินต่างๆ ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในรูปแบบของเครื่องถอนเงินโดยอัตโนมัติ หรือ ATM เพื่ออำนวยความสะดวกในการฝาก ถอนเงิน และได้นำคอมพิวเตอร์ระบบออนไลน์และออฟไลน์เข้ามาช่วยในการทำงานประจำวันของธนาคาร  

4.การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานด้านการบริการสื่อสาร

การประยุกต์ใช้ในงานประเภทนี้ได้แก่ การบริการโทรศัพท์ โทรศัพท์เคลื่อนที่ วิทยุ โทรทัศน์ เคเบิลทีวี การค้นคืนสารสนเทศระบบออนไลน์ ดาวเทียม และโครงข่ายบริการสื่อสารร่วมระบบดิจิทัล (ISDN) เป็นต้น ซึ่งในที่นี้จะกล่าวถึงเทคโนโลยีสารสนเทศด้านการสื่อสารข้อมูล และโทรคมนาคมที่น่าสนใจ ได้แก่เทคโนโลยีต่างๆ
                5.การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานด้านสาธารณสุข

งานด้านสาธารณสุขเจริญก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว ระบบบริหารได้นำเทคโนโลยี สารสนเทศมาใช้ในงานต่างๆ เช่น การลงทะเบียนผู้ป่วย การสร้างเครือข่ายข้อมูลทางการแพทย์ แลกเปลี่ยนข้อมูลของผู้ป่วย การให้คำปรึกษาทางไกลโดยแพทย์ผู้เชี่ยวชำนาญ เทคโนโลยีสารสนเทศจะช่วยให้แพทย์สามารถเห็นหน้าหรือท่าทางของผู้ป่วยได้ ช่วยให้ส่งข้อมูลที่เป็นเอกสารหรือภาพเพื่อประกอบการพิจารณาของแพทย์ได้ ส่วนด้านให้ความรู้หรือการเรียน การสอนทางไกล ด้วยระบบวิดีโอคอนเฟอร์เรนซ์

                6.การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงานด้านการฝึกอบรมและการศึกษา การเรียนรู้แบบออนไลน์ (E-learning)

เป็นการเรียนรู้ด้วยตัวเองผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์อินเทอร์เน็ต (Internet) หรืออินทราเน็ต (Intranet) ผู้เรียนจะได้เรียนตามความสามารถและความสนใจของตน โดยเนื้อหาของบทเรียนจะถูกส่งไปยังผู้เรียนผ่านเว็บเบราว์เซอร์(Web Browser) โดยผู้เรียน ผู้สอน และเพื่อนร่วมชั้นเรียนทุกคน สามารถติดต่อ ปรึกษา แลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างกันได้เช่นเดียวกับการเรียนในชั้นเรียนปกติ โดยอาศัยเครื่องมือการติดต่อสื่อสารที่ทันสมัยสำหรับทุกคนที่สามารถเรียนรู้ได้ทุกเวลา และทุกสถานที่ (Learn for all : anyone, anywhere and anytime) ซึ่งการให้บริการการเรียนแบบออนไลน์ มีองค์ประกอบที่สำคัญ 4 ส่วน แต่ละส่วนได้รับการออกแบบเป็นอย่างดี เมื่อนำมาประกอบเข้าด้วยกัน แล้วระบบทั้งหมดจะต้องทำงานประสานกันได้อย่างลงตัว ดังนี้

1) เนื้อหาของบทเรียน ประกอบด้วย ข้อความ รูปภาพ เสียง วิดีโอและมัลติมีเดียอื่นๆ

2) ระบบบริหารการเรียน ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลาง กำหนดลำดับของเนื้อหาในบทเรียน เราเรียกระบบนี้ว่า ระบบบริหารการเรียน (E-Learning Management System : LMS) ดังนั้น ระบบบริหารการเรียนจึงเป็นส่วนที่เอื้ออำนวยให้ผู้เรียนได้ศึกษาเรียนรู้ได้ด้วยตนเองจนจบหลักสูตร

3) การติดต่อสื่อสาร นำรูปแบบการติดต่อสื่อสารแบบ 2 ทาง มาใช้ประกอบในการเรียน โดยเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารอาจแบ่งได้เป็น 2 ประเภทคือ ประเภท Real-time ได้แก่ Chat (message, voice), White board/Text slide, Real-time Annotations, Interactive poll, Conferencing และอื่นๆ ส่วนอีกแบบคือ ประเภท Non real-time ได้แก่ Web-board, E-mail
 บทเรียนคอมพิวเตอร์ช่วยสอน (Computer Assisted Instruction - CAI)

บทเรียนคอมพิวเตอร์ช่วยสอนจะเสนอสารสนเทศที่ได้ผ่านกระบวนการสร้าง และพิจารณามาเป็นอย่างดี โดยมีเนื้อหาวิชาหรือสารสนเทศ แบบฝึกหัด การทดสอบ และการให้ข้อมูลป้อนกลับให้ผู้เรียนได้ตอบสนองต่อบทเรียนได้ตามระดับความสามารถของตนเอง เนื้อหาวิชาที่นำเสนอจะอยู่ในรูปมัลติมีเดีย ซึ่งประกอบด้วย อักษร รูปภาพ เสียง และหรือ ทั้งภาพและเสียง โดยมีจุดมุ่งหมายนำผู้เรียนไปสู่การเรียนรู้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาศัยการสอนที่มีการวางโปรแกรมไว้ล่วงหน้า เป็นการให้ผู้เรียนมีโอกาสเรียนรู้ได้ด้วยตนเอง และมีผลย้อนกลับทันทีและเรียนรู้ไปทีละขั้นตอนอย่างเหมาะสม ตามความต้องการและความสามารถของตน
วีดิทัศน์ตามอัธยาศัย (Video on Demand - VOD)

การจัดการฐานข้อมูลต้องอาศัยโปรแกรมที่ทำหน้าที่ ในการกำหนดลักษณะข้อมูลที่จะเก็บไว้ในฐานข้อมูล อำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล กำหนดผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูลได้ พร้อมกับกำหนดด้วยว่าให้ใช้ได้แบบใด เช่น ให้อ่านข้อมูลได้อย่างเดียวหรือให้แก้ไขข้อมูลได้ด้วย นอกจากนั้นยังอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูล การแก้ไขปรับปรุงข้อมูล ตลอดจนการจัดทำข้อมูลสำรองด้วย โดยอาศัยโปรแกรมที่เรียกว่า ระบบการจัดการฐานข้อมูล(Database Management System: DBMS) ซึ่งโปรแกรมที่ได้รับความนิยมในการจัดการฐานข้อมูล ได้แก่ Microsoft Access, Oracle, Informix, dBase, FoxPro, และ Paradox เป็นต้น
หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ (E-books)

หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถอ่านได้ทางอินเทอร์เน็ต สำหรับเครื่องมือที่จำเป็นต้องมีในการอ่านหนังสือประเภทนี้ก็คือ ฮาร์ดแวร์ประเภทเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์พกพาอื่นๆ พร้อมทั้งติดตั้งระบบปฏิบัติการหรือซอฟต์แวร์ที่ใช้อ่านข้อความต่างๆ ตัวอย่างเช่น ออแกไนเซอร์แบบพกพา พีดีเอ เป็นต้น ส่วนการดึงข้อมูล E-books ซึ่งจะอยู่บนเว็บไซต์ที่ให้บริการทางด้านนี้มาอ่าน ก็จะใช้วิธีการดาวน์โหลดผ่านทางอินเทอร์เน็ตเป็นส่วนใหญ่

 

5. การปฏิบัติงานใช้ในเทคโนโลยีที่เกี่ยวกับงานสำนักงานในการรับ-ส่งข้อมูล

                งานที่ปฏิบัติในสำนักงานทั่วๆ ไปมีหลายประเภท งานเหล่านี้ส่วนมากแล้วยังคงเหมือนเดิมไม่ได้เปลี่ยนแปลงไปมากนัก คงมีแต่การเปลี่ยนไปใช้เครื่องมืออัตโนมัติมากขึ้นเท่านั้น สิ่งที่ปฏิบัติในสำนักงานอาจจะสรุปรวม ดังนี้

                1.  การรับเอกสารและข้อมูล

                2.  การบันทึกเอกสารและข้อมูล

                3.  การสื่อสารเอกสารและข้อมูล

                4.  การเตรียมข้อมูลข่าวสารต่างๆ

                5.  การกระจายข่าวสาร

 

6. การจัดเก็บข้อมูลระบบดิจิตอล

ดิจิตอล

ดิจิตอล-digital ต้องเริ่มด้วยคำโบราณ "ดิจิต" แปลว่า นิ้ว อันสืบเนื่องยาวมาจากยุคโรมันผู้คิดคำนวณเลขด้วยวิธีการนับนิ้ว และเนื่องจากนิ้วมี 10 นิ้ว การนับจึงเรียกว่าเลขฐาน 10 คือนับตั้งแต่ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 เมื่อถึง 0 แล้วจะนับต่อก็ต้องเอาเลขมาเรียงกัน ซึ่งจะได้ 10 11 12 ดิจิตอล หมายถึง สัญญาณที่ไม่ต่อเนื่อง มีค่าความสูงต่ำเพียงสองระดับ จังหวะของความสูงต่ำของสัญญาณ จะแทนความหมายของข้อมูลที่ส่ง เพื่อที่จะให้เข้าใจถึงความแตกต่างลองดูตัวอย่าง การใช้แสงจากหลอดไฟเพื่อส่งสัญญาณดังนี้ ใช้วิธีปิดเปิดไฟ โดยกำหนดจังหวะการปิดเปิด (เหมือนกับรหัสมอส) เราจะเห็นความสว่างเพียงสองระดับคือมืดกับสว่างและไม่มีความต่อเนื่อง แสงจะสว่างขึ้นและดับลงในทันทีเป็นช่วงๆ วิธีการนี้จะเรียกได้ว่าเป็นการส่งสัญญาณแบบดิจิตอล ด้วยวิธีการแบบ ดิจิตอล จะทำให้สัญญาณไม่ผิดเพี้ยนด้วยการเข้ารหัสข้อมูล เพราะมีแต่ 0 กับ 1 หรือ เปิด กับ ปิด หรือจะเรียกว่า ถูก และผิด ก็ใช่ การมีแค่ 1 กับ 0

เบอร์ 1 คือ มีสัญญาณ (โดยไม่สนว่าจะมากน้อยแค่ไหน ถ้ามีสัญญาณเข้ามาคือ 1 เบอร์ 0 คือ ไม่มีสัญญาณมาถึง คือ ไม่มี คือ 0
เราจึงนำสัญญาณทั้งหมดมากำหนดเป็นให้เป็นรหัสแทนค่า หรือแทนความหมายต่าง ๆ เช่น

0000 หมายถึง 0
0001 หมายถึง 1
0010 หมายถึง 2
0011 หมายถึง 3
0100 หมายถึง 4
0101 หมายถึง 5
0110 หมายถึง 5
0111 หมายถึง 7
1000 หมายถึง 8
1001 หมายถึง 9
1010 หมายถึง 10
เป็นต้น

 

ดิจิตอล หรือ ระบบดิจิตอล กลายเป็นคำคุ้นหูของคนยุคนี้เสียเหลือเกิน ในทุกขณะที่โลกกำลังหมุนไป ระบบดิจิตอลก็ได้แทรกซึมและเข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันของเรามากยิ่งขึ้น เทคโนโลยีมากมายในปัจจุบันต่างก็ได้พัฒนาและนำระบบดิจิตอลมาใช้ในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น คอมพิวเตอร์ เครื่องคิดเลข กล้องถ่ายรูป โทรทัศน์ โทรศัพท์ นาฬิกา ฯลฯ เราจึงเริ่มคุ้นเคยและพูดถึงระบบการทำงานที่ว่านี้กันอยู่เสมอ แต่เคยนึกย้อนกลับไปหรือไม่ ว่าแท้จริงแล้วระบบดิจิตอลนั้นคืออะไร
                โดยสรุปนะครับ ดิจิต (digit) มาจากภาษาลาตินแปลว่า นิ้ว ตั้งแต่ไหนแต่ไรมามนุษย์เราเรียนรู้ที่จะใช้นิ้วมาช่วยในการนับ แต่เนื่องจากเรามีเพียง 10 นิ้ว เราจึงชินกับการนับเลขฐานสิบคือ นับตั้งแต่ 0 ถึง 9 โดยนับจากซ้ายไปขวา และใช้ 10 เป็นฐาน เช่น ตัวเลข 110 ก็คือ 1 หลักร้อย 1 หลักสิบ และ 0 หลักหน่วย
                คอมพิวเตอร์อิเล็กทรอนิกส์รุ่นแรกก็ได้นำระบบเลขฐานสิบนี้มาใช้ในการทำงาน ซึ่งต้องใช้ส่วนประกอบจำนวนมากเพื่อแทนตัวเลข 1 ตัว เครื่องคอมพิวเตอร์ในสมัยนั้นจึงมีขนาดใหญ่และทำงานช้า แต่พอถึงปลายทศวรรษ 1940 ก็ได้มีการนำจำนวนตัวเลขและคำมาเข้ารหัสเป็นเลขฐานสองเก็บไว้ในรูปของประจุไฟฟ้า ให้ช่วงกระแสไฟฟ้าหนึ่งพัลส์ (pulse) หรือเปิดสวิตซ์ แทนเลข 1 และให้ช่วงขาดกระแส หรือปิดสวิตซ์ แทนเลข 0 ระบบนี้ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เพราะต้องเลือกระหว่าง “ใช่” กับ “ไม่” ในทุกขั้นตอนของการปฏิบัติงาน นับแต่นั้น ระบบการทำงานด้วยการนับเลขฐานสอง ที่มีแค่ 0 กับ 1 จึงได้รับการเรียกขานว่า ระบบดิจิตอล ซึ่งหมายถึงระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้สัญลักษณ์ตัวเลขในการบันทึกหรือเก็บข้อมูล

ความเป็นดิจิตอลจึงอยู่ที่การกำหนดขึ้นมาของมนุษย์ ว่าให้สองสถานะที่แยกจากกันอย่างสิ้นเชิง ซึ่งอยู่ในตำแหน่งปิดหรือเปิด ถูกแทนค่าด้วยสัญลักษณ์ตัวเลข 0 และ 1 และให้เฉพาะสองสถานะนี้เท่านั้นที่มีความหมาย เครื่องคอมพิวเตอร์ดิจิตอลจึงได้รับการออกแบบให้ทำงานโดยรับข้อมูลเข้ามาในรูปแบบของ 0 และ 1 การรวมกันของรหัสเลขฐานสอง 0 และ 1 ในลำดับที่ต่างกัน ได้กลายเป็นข้อมูลข่าวสารที่คอมพิวเตอร์ต้องการ เพื่อประมวลผลตามกฎที่โปรแกรมเมอร์กำหนด แล้วส่งผลออกมาในรูปของจำนวนเลขฐานสิบ ตัวอักษร ภาพสีสันสวยงาม หรือแม้แต่เสียง
                ดิจิตอลทำงาน แบบระบบเลขฐานสองจะใช้เลขโดด 2 ตัวคือ 0 และ 1 โดยนับจากขวาไปซ้าย ( แต่เวลาอ่านให้อ่านจากซ้ายไปขวา) มาเป็นรหัสเลขแทนค่าของตัวเลขอ้างอิงเหล่านี้ เช่น ……. ,64, 32, 16, 8, 4, 2, 1 (นับจากขวาไปซ้าย) ซึ่งตัวเลขแต่ละตัวที่เลื่อนไปทางซ้ายจะมีค่าเพิ่มขึ้นเป็น 2 เท่าของตัวที่อยู่ขวามือ ดังนั้น ในระบบเลขฐานสอง เมื่อเลข 1 (เปิดสวิตซ์) ถูกแทนค่าในตำแหน่งใดของตัวเลขอ้างอิง ตำแหน่งนั้นก็จะมีค่าเท่ากับตัวเลขนั้น ๆ แต่ถ้าตำแหน่งใดถูกแทนค่าด้วยเลข 0 (ปิดสวิตซ์) จะมีหมายความว่าไม่นับค่า เลข 11 (หนึ่งหนึ่ง) ในระบบเลขฐานสองจึงไม่ใช่สิบเอ็ด แต่เป็นตำแหน่งที่หนึ่งบวกตำแหน่งที่สองของเลขอ้างอิง ซึ่งให้เลข 1 ในตำแหน่งที่หนึ่งแทนค่าหนึ่ง เลข 1 ในตำแหน่งสองแทนค่าสอง เมื่อนำมารวมกันแล้วจึงเท่ากับสาม ส่วนเลข 10 ก็ไม่ใช่สิบ เพราะตำแหน่งแรกเป็นเลข 0 แทนค่าหนึ่ง ทำให้ค่าของ 1 ไม่ถูกนำมานับ จึงมีแต่ค่าสองที่ถูกแทนด้วยเลข 1 เท่านั้นที่นับได้ 10 (หนึ่งศูนย์) จึงรวมกันเป็นสองนั่นเอง
                ถึงตรงนี้ ลองหันไปมองรอบตัวเราดูสิ ตัวเลข 0 และ 1 กำลังวนเวียนอยู่เต็มไปหมดใช่ไหม มันเป็นเสมือนตัวเลขพื้นฐานของคนยุคนี้ไปแล้ว ขณะเดียวกันมันยังแสดงให้เราได้เห็นถึงความก้าวหน้า และความสำเร็จทางเทคโนโลยี ของเหล่ามวลมนุษยชาติที่ไร้ขีดจำกัดอีกด้วย

 

7. การประมวลผลข้อมูล

การประมวลผลข้อมูลของคอมพิวเตอร์

วิธีการประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ มีหลายวิธี ดังนี้

1. การคำนวณ (Calculation) หมายถึง การนำข้อมูลที่เป็นตัวเลขมาทำการ บวก ลบ คูณ หารยกกำลัง เช่น การคำนวณภาษี การคำนวณค่าแรง เป็นต้น

2. การจัดเรียงข้อมูล (Sorting) เป็นการเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามาก หรือมากไปหาน้อย เพื่อทำให้ดูง่ายขึ้น ค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้เร็วขึ้น เช่น การเรียงคะแนนดิบของนักเรียนจากมากไปหาน้อย การเก็บบัตรดัชนีสำหรับหนังสือต่างๆโดยการเรียงตามตัวอักษร จาก ก ข ค ถึง ฮ เป็นต้น จะเห็นได้ว่าการเรียงลำดับข้อมูลสองประเภทใหญ่ๆด้วยกันคือ การเรียงข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric ) และการเรียงข้อมูลที่เป็นตัวอักษร (Alphabetic ) สำหรับการจัดเรียงข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์นั้นถ้าข้อมูลเป็นตัวอักษรจะจัดเรียงตามลำดับของรหัส แทนข้อมูล

3. การจัดกลุ่ม (Classifying) หมายถึง

การจัดข้อมูลโดยการแยกออกเป็นกลุ่มหรือประเภทต่างๆ เช่น

การนำข้อมูลเกี่ยวกับประวัตินักศึกษา มาแยกตามคณะต่างๆ เช่น แยกเป็นนักศึกษาที่สังกัดคณะวิทยาศาสตร์ นักศึกษาที่สังกัดคณะครุศาสตร์ เป็นต้น การทำเช่นนี้ทำให้การค้นหาข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น และยังสะดวกสำหรับทำรายงานต่างๆ

4. การดึงข้อมูล (Retrieving) หมายถึง การค้นหาและการนำข้อมูลที่ต้องการมาจากแหล่งเก็บเพื่อนำไปใช้งาน เช่น ต้องการทราบค่าคะแนนเฉลี่ยๆสะสมของนักศึกษา ที่มีเลขประจำตัว 33555023 ซึ่งสังกัดคณะวิทยาศาสตร์ ถ้าข้อมูลเรียงโดยแยกตามคณะวิชาและในแต่ละคณะวิชาเรียงตามหมายเลขประจำตัวการดึงข้อมูล จะเริ่มต้นค้นหาแฟ้มของคณะวิชา และค้นหาข้อมูลเริ่มจากกลุ่มแรก โดยดูเลขประจำตัวจนกระทั่งพบหมายเลขประจำตัว 33555023 ก็จะดึงเอาค่าคะแนนเฉลี่ยสะสมของนักศึกษาผู้นี้นำไปใช้ตามที่ต้องการ

5. การรวมข้อมูล (Merging) หมายถึง การนำข้อมูลตั้งแต่สองชุดขึ้นไปมารวมกันให้เป็นชุดเดียวเช่น การนำประวัติส่วนตัวของนักศึกษา และประวัติการศึกษามารวมเป็นชุดเดียวกัน เป็นประวัตินักศึกษาเป็นต้น การรวมข้อมูลจัดได้ว่าเป็นวิธีการที่นิยมใช้กันมากในระบบการจัดการฐานข้อมูลในปัจจุบันนี้

6. การสรุปผล (Summarizing) หมายถึง การสรุปส่วนต่างๆของข้อมูลโดยย่อเอาเฉพาะส่วนที่เป็นใจความสำคัญ เพื่อเน้นจุดสำคัญและแนวโน้ม เช่น การนำข้อมูลมาแจงนับและทำเป็นตารางการหายอดนักศึกษา ของแต่ละวิชา ข้อมูลเหล่านี้ใช้สำหรับพิมพ์เป็นรายงานสรุป ส่งขึ้นไปให้ผู้บริหารระดับสูง เพื่อใช้ในการบริหาร

7. การทำรายงาน (Reporting) หมายถึง การนำข้อมูลมาจัดพิมพ์รายงานรูปแบบต่างๆ เช่น รายงานการวิเคราะห์อาชีพของผู้ปกครองของนักศึกษา รายงานการเรียนของนักศึกษา เป็นต้น

8. การบันทึก (Recording) หมายถึง การจดบันทึกข้อมูลเอาไว้โดยทำการคัดลอกข้อมูลจากต้นฉบับแล้วเก็บเป็นแฟ้ม (Filing) เช่น การบันทึกประวัติส่วนตัวนักศึกษาแต่ละคน เป็นต้น

9. การปรับปรุงรักษาข้อมูล (Updating) หมายถึง การเพิ่ม (Add) หรือการเอาออก (Delete) และการเปลี่ยนค่า (Change) ข้อมูลที่อยู่ในแฟ้มให้ทันสมัยอยู่เสมอ

วิธีการเข้าถึงแฟ้มข้อมูลของคอมพิวเตอร์

เป็นที่ทราบกันดีแล้วว่าในระบบคอมพิวเตอร์มักมีองค์ประกอบพื้นฐาน 3 ส่วนคือ หน่วยประมวลผลกลาง อุปกรณ์รับข้อมูล และอุปกรณ์แสดงผลข้อมูล ก็สามารถที่จะทำงานได้แล้วโดยที่หน่วยประมวลผลกลางประกอบด้วย ส่วนที่ทำหน้าที่ต่างๆ คือ หน่วยคำนวณและตรรกะ หน่วยควบคุม และหน่วยความจำ โดยหน่วยรับข้อมูลจะรับข้อมูล จาก ผู้ ใช้แล้วนำมาเก็บไว้ที่หน่วยความจำ เพื่อให้หน่วยคำนวณและตรรกะ ทำการประมวลผลข้อมูลนั้นและเมื่อได้ รับผลลัพธ์ก็สงไปแสดงผลที่หน่วยแสดงผล หรือนำไปเก็บที่หน่วยความจำหลัก ซึ่งการทำงานทั้งหมดนี้จะอยู่ภายใต้ การควบคุมของหน่วยควบคุม แต่เนื่องจากหน่วยความจำภายในไม่เพียงพอต่อความต้องการใช้งาน ในกรณีที่ข้อมูล ที่ใช้มีจำนวนมาก จึงจำเป็นต้องมีการขยายหน่วยความจำ เพื่อใช้ในการเก็บข้อมูลในระหว่างที่มีการคำนวณอยู่ ซึ่งเรียก ว่าหน่วยความจำหลักทำให้สามารถขยายขอบเขตการทำงานของคอมพิวเตอร์เพิ่มขึ้นอย่างมาก โดยมีขั้นตอน การทำงาน เช่นเดิม แต่อย่างไรก็ตามถึงแม้ว่าจะมีหน่วยความจำหลักช่วยในการทำงาน แต่ในบางครั้งงาน ที่ทำอาจ จะ มีขนาดของข้อมูลที่โตกว่าจะเก็บไว้ในหน่วยความจำได้ทั้งหมด อีกทั้งข้อมูลที่เก็บไว้ในหน่วยความจำหลักของ เครื่อง คอมพิวเตอร์นั้นสามารถเก็บไว้ได้เป็นการชั่วคราว ในระหว่างที่มีการทำงานเท่านั้นเมื่อเลิกทำงานข้อมูล ดังกล่าว ก็จะสูญหายไปด้วย ซึ่งหากเป็นเช่นนั้นแล้ว ทุกๆครั้งที่ทำงานเกี่ยวกับข้อมูล ดังกล่าวจะต้องมีการใส่ข้อมูลเข้าไปเก็บ ไว้ในหน่วยความจำทุกครั้ง ซึ่งจะเป็นการ เสียเวลาเป็นอย่างมาก หน่วยความจำสำรองจึงเกิดขึ้น เพื่อใช้เป็นที่เก็บ ข้อมูลไว้อย่าง ถาวร ตราบเท่า ที่ต้องการ และสามารถที่จะเก็บข้อมูลที่มีขนาดโตกว่าหน่วยความจำหลักได้มาก ซึ่งทำให้สามารถใช้คอมพิวเตอร์ทำงานกับข้อมูลที่มีขนาดโตกว่าหน่วยความจำหลักได้ โดยการนำเอา เฉพาะข้อมูลส่วน ที่ต้องการใช้งานในขณะนั้นเข้าไปเก็บไว้ในหน่วยความจำหลัก ส่วนข้อมูลที่ยังไม่ได้ใช้งาน ในขณะนั้นก็ยังคงเก็บ ไว้ที่หน่วยความจำสำรองเช่นเดิม และหากว่าต้องการ ประมวลผลข้อมูลชุดใหม่ ก็สามารถกระทำ ได้โดยเอาข้อมูลชุดใหม่เข้าไปในหน่วยความจำแทนข้อมูลชุดเดิม ด้วยวิธีการเช่นนี้จะเห็นว่าแม้ว่า ข้อมูลจะมีจำนวน มากเกินกว่าขนาดของหน่วยความจำหลักเท่าใดก็ตาม เราสามารถที่จะใช้คอมพิวเตอร์เพื่อทำงาน กับข้อมูลชุดนั้นได ้ เสมอและนอกจากนี้การที่มีการเก็บข้อมูลไว้ในส่วนหน่วยความจำสำรอง จะทำให้ข้อมูลเป็นอิสระจากโปรแกรมมากขึ้น กล่าวคือ นอกจากจะใช้ข้อมูลเพื่อทำงานอย่างหนึ่งได้แล้วเราสามารถใช้ข้อมูลชุดเดียวกันนี้ไปใช้เพื่อทำงานอื่นๆๆได้อีก โดยใช้ร่วมกับอีกโปรแกรมหนึ่งหรือให้โปรแกรมอื่นมาอ่านข้อมูลไปใช้งาน หากข้อมูลชุดนี้มีข้อสนเทศภายใน ที่ต้องการกล่าวโดยสรุปคือ ข้อมูลชุดหนึ่งๆสามารถใช้ได้กับโปรแกรมหลายๆโปรแกรม หากข้อมูลชุดนั้น เป็นที่ต้องการของโปรแกรมนั้น ซึ่งการเก็บข้อมูลในหน่วยความจำสำรอง นี้จะต้องมีการจัดเก็บในรูปแบบที่เหมาะสม ทั้งนี้เพื่อให้สามารถใช้งานข้อมูลนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วข้อมูลที่จัดเก็บใน หน่วยความจำสำรอง จะเก็บอยู่ในรูปแฟ้มข้อมูล ดังรายละเอียดที่กล่าวมาแล้ว การนำข้อมูลจากหน่วยความจำสำรอง คือขั้นตอนการอ่านข้อมูล หรือ เขียนข้อมูลเมื่อต้องการบันทึกข้อมูล ดังนั้นวิธีการประมวลผลก็วิธีที่ว่าด้วยการอ่าน/หรือการเขียน ข้อมูลบนหน่วย ความจำสำรอง ดังนั้นจึงสามารถแบ่งวิธีการเข้าถึงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลตามรูปแบบการถึงหน่วยความจำสำรอง คือ

1.  การเข้าถึงแบบลำดับ (Sequential Access Method)

แฟ้มลำดับเป็นระบบจัดการแฟ้มข้อมูลที่นับได้ว่ามีความสำคัญ และเป็นระบบการจัดการแฟ้มข้อมูลแบบพื้นฐาน ที่มีการนำไปใช้งานมากที่สุด และนอกจากนี้ ระบบแฟ้มลำดับยังเป็นระบบการจัดการแฟ้มข้อมูล ที่มีการนำไปประยุกต์ใช้กับระบบการจัดการ แฟ้มข้อมูลแบบอื่นๆอีกหลายแบบ เช่น ระบบการจัดการแฟ้มข้อมูลเชิงดรรชนี เป็นต้น โดยแฟ้มลำดับมีการจัดเก็บระเบียนเรียงตามลำดับของสื่อที่ใช้เก็บข้อมูล กล่าวคือ ข้อมูลที่เข้ามาใหม่ จะถูกจัดเก็บลงบน สื่อบันทึกข้อมูลในตำแหน่งถัดจากระเบียนก่อนหน้าเสมอ ดังนั้น การเข้าถึงข้อมูลจะต้องเข้าถึงตามลำดับของ การจัดเก็บด้วย เช่น การที่จะเข้าถึงระเบียนที่ n ของแฟ้มข้อมูล ต้องผ่านการอ่านระเบียนอื่นๆก่อนหน้ามาแล้ว n-1 ระเบียนเสมอในแฟ้มลำดับบางแฟ้มอาจจะต้องการใช้งานข้อมูล ที่มีการเรียงลำดับของข้อมูลตามลำดับก่อนหลังเช่น แฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลเรียงลำดับ(Sort File) ซึ่งจะต้องใช้ฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่ง ในระเบียนเป็นคีย์ในการเรียงลำดับ ดังนั้น หากเรียงลำดับแล้วข้อมูลระเบียนที่ I จะต้ออยู่ก่อนหน้าข้อมูลระเบียนที่ j หากว่าค่าของฟิลด์ที่ใช้เป็นคีย์ของระเบียน I มีค่าน้อยกว่าค่าของฟิลด์ที่ใช้เป็นคีย์ของระเบียน j ในกรณีที่มีการจัดเรียงลำดับจากน้อยไปหามาก ส่วนแฟ้มลำดับที่ไม่ต้องการใช้งานข้อมูลที่มีการเรียงลำดับ จะกำหนดให้แฟ้มนั้นมีคีย์หรือไม่ก็ได้ การเก็บข้อมูลก็จะเก็บตามลักษณะ ทางกายภาพของสื่อบันทึก นั่นคือการจัดเก็บจะเรียงตามลำดับก่อนหลังของการบันทึกข้อมูลระเบียนข้อมูลนั้นๆ และระเบียนที่เข้ามาใหม่จะต้องได้รับการจัดเก็บตามท้ายแฟ้มข้อมูลเสมอระบบแฟ้มลำดับ เป็นระบบการจัดการแฟ้ม ข้อมูลที่เหมาะจะใช้งานกับสื่อบันทึกข้อมูล ที่มีการเข้าถึงแบบลำดับ เช่น เทปแม่เหล็ก บัตรเจาะรู เป็นต้น ซึ่งจะเป็นการ เพิ่มประสิทธิภาพให้กับแฟ้มข้อมูลประเทนี้มาก เนื่องจากลักษณะทางกายภาพของสื่อบันทึกข้อมูลประเภทนี้ จะมีความสอดคล้องกันกับลักษณะการจัดการแฟ้มข้อมูลของระบบนี้ ดังนั้นในการเข้าถึงข้อมูลหากว่าสามารถ เข้าถึงข้อมูลระเบียนใด ระเบียนหนึ่งแล้ว การเข้าถึงระเบียนถัดไปจะสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากว่ามีการจัดเก็บข้อมูลต่อ เนื่องกันแต่หากว่าระเบียนที่ต้องการไม่ใช่ระเบียนถัดไปที่อยู่ต่อเนื่องกัน ก็จะมีผลเหมือนกับการเข้าถึงข้อมูล ระเบียนใหม่ซึ่ง ต้อง ใช้เวลาในการทำงานมาก เนื่องจากการเข้าถึงข้อมูลแต่ละครั้ง(ที่ไม่ใช่ระเบียนถัดไป) จะต้องใช้เวลาในการอ่าน ระเบียนอื่นๆในแฟ้มข้อมูลไปแล้วโดยค่าเฉลี่ยประมาณครึ่งแฟ้ม แต่อย่างไรก็ตามเราสามารถจัดเก็บแฟ้มลำดับลงบน สื่อบันทึกข้อมูลประเภทที่มีการเข้าถึงข้อมูลแบบสุ่ม ได้โดยการจัดเก็บข้อมูลนั้นลงในตำแหน่งที่ต่อเนื่อง กันของหน่วย ข้อมูลของสื่อบันทึกนั้น ในแฟ้มลำดับ ชุดหนึ่งอาจประกอบไปด้วยระเบียนข้อมูลมากกว่า 1 แบบก็ได้ ถ้าข้อมูลใน ระเบียน เหล่านั้นมีความสัมพันธ์กัน เช่น แฟ้มข้อมูลนักศึกษาอาจจะประกอบด้วยระเบียน 2 ชนิด คือระเบียนประวัติ และ ระเบียนผลการเรียน

2.  การเข้าถึงโดยลำดับดัชนี (Indexed Sequential Access Method: ISAM) หมาถึงการเข้าถึงระเบียนข้อมูลที่ต้องการ โดยอาศัยตารางดัชนีช่วยหาเลขที่อยู่ของระเบียนในแฟ้มข้อมูลหลัก ตารางดัชนีเป็นแฟ้มข้อมูลที่สร้างจากแฟ้มข้อมูลหลัก โดยให้ระบุเลขที่อยู่ของระเบียนข้อมูลที่ต้องการโดยตรงเลยก็ได้ หรือจะสร้างเป็นตารางดัชนีช่วง (Rang Index) เพื่อให้การเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้เร็วยิ่งขึ้น การเข้าถึงโดยวิธีการนี้สามารถใช้ได้กับแฟ้ม ข้อมูลที่จัดระเบียบ แฟ้มแบบดัชนีเท่านั้น

3. การเข้าถึงแบบโดยตรง (Direct Access Method)

ข้อมูลที่นำมาใช้งานกับคอมพิวเตอร์ ส่วนใหญ่เป็นข้อมูลที่มีจำนวนมากและมีการทำงานที่ซับซ้อน การเข้าถึงข้อมูลแบบ ตามลำดับ หรือแบบตามลำดับเชิงดัชนีจะต้องมีการอ่านผ่านข้อมูลระเบียนอื่นมาเป็นจำนวนมากซึ่งต้องทำให้ ต้องใช้เวลา ในการทำงาน และทรัพยากรมากขึ้น ดังนั้นอาจเลี่ยงการเสียเวลาในส่วนนี้ได้โดยการ เข้าถึงข้อมูลโดยตรงโดย ไม่ต้องผ่านระเบียนอื่น ที่ไม่ใช่ระเบียนที่ต้องการ เรียกว่าการเข้าถึงข้อมูลแบบโดยตรง ซึ่งการที่สามารถเข้าถึงข้อมูล ระเบียนที่ต้องการได้โดยตรงโดยไม่มีการผ่านระเบียนอื่นนี้ จะต้องมีความสัมพันธ์กัน ระหว่างค่าของคีย์ที่ใช้กับตำแหน่ง ที่ข้อมูลระเบียนนั้นถูกบันทึกในแฟ้มข้อมูล ซึ่งจะเห็นว่าการที่คีย์กับตำแหน่งที่บันทึกมีความสัมพันธ์กันแล้ว ก็ไม่มีความ จำเป็นที่จะต้องเก็บข้อมูล เรียงตามลำดับคีย์ก็ได้ เนื่องจากการที่จะเข้าถึงข้อมูลระเบียนใดระเบียนหนึ่ง นั้นไม่มีความ สัมพันธ์กับระเบียนอื่นๆ การเข้าถึงข้อมูลในลักษณะนี้นั้นเลขที่ตำแหน่งระเบียนต้องได้จากการคำนวณเลขที่ตำแหน่ง เลขที่อยู่ก่อนการบันทึกข้อมูล ในแฟ้มข้อมูล

 

8. การมีกิจนิสัย คุณธรรม จริยธรรม และค่านิยมที่ดีในการใช้คอมพิวเตอร์

คุณธรรม จริยธรรมในการใช้คอมพิวเตอร์

                    จริยธรรม หมายถึง "หลักศีลธรรมจรรยาที่กำหนดขึ้นเพื่อใช้เป็นแนวทางปฏิบัติ หรือควบคุมการใช้ระบบคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ" ในทางปฏิบัติแล้ว การระบุว่าการกระทำสิ่งใดผิดจริยธรรมนั้น อาจกล่าวได้ไม่ชัดเจนมากนัก ทั้งนี้ ย่อมขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของสังคมในแต่ละประเทศด้วย อย่างเช่น กรณีที่เจ้าของบริษัทใช้กล้องในการตรวจจับหรือเฝ้าดูการทำงานของพนักงาน เป็นต้น ตัวอย่างของการกระทำที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าเป็นการกระทำที่ผิดจริยธรรม เช่นการใช้คอมพิวเตอร์ทำร้ายผู้อื่นให้เกิดความเสียหายหรือก่อความรำราญ เช่น การนำภาพหรือข้อมูลส่วนตัวของบุคคลไปลงบนอินเตอร์เน็ตโดยไม่ได้รับอนุญาตการใช้คอมพิวเตอร์ในการขโมยข้อมูลการเข้าถึงข้อมูลหรือคอมพิวเตอร์ของบุคคลอื่นโดยไม่ได้รับอนุญาตการละเมิดลิขสิทธิ์ โดยทั่วไป เมื่อพิจารณาถึงจริยธรรมเกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และสารสนเทศแล้ว จะกล่าวถึงใน 4 ประเด็น ที่รู้จักกันในลักษณะตัวย่อว่า PAPA ประกอบด้วย
                1. ความเป็นส่วนตัว (Information Privacy)
                2. ความถูกต้อง (Information Accuracy)
                3 ความเป็นเจ้าของ (Information Property)
                4. การเข้าถึงข้อมูล (Data Accessibility) ความเป็นส่วนตัว (Information Privacy)
               ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและสารสนเทศ โดยทั่วไปหมายถึง สิทธิที่จะอยู่ตามลำพัง และเป็นสิทธิที่เจ้าของสามารถที่จะควบคุมข้อมูลของตนเองในการเปิดเผยให้กับผู้อื่น สิทธินี้ใช้ได้ครอบคลุมทั้งปัจเจกบุคคล กลุ่มบุคคล และองค์การต่างๆปัจจุบันมีประเด็นเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวที่เป็นข้อหน้าสังเกตดังนี้
                1.การเข้าไปดูข้อความในจดหมายอิเล็กทรอนิกส์และการบันทึกข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ รวมทั้งการบันทึก-แลกเปลี่ยนข้อมูลที่บุคคลเข้าไปใช้บริการเว็บไซต์และกลุ่มข่าวสาร
                2.การใช้เทคโนโลยีในการติดตามความเคลื่อนไหวหรือพฤติกรรมของบุคคล เช่น บริษัทใช้คอมพิวเตอร์ในการตรวจจับหรือเฝ้าดูการปฏิบัติงาน/การใช้บริการของพนักงาน ถึงแม้ว่าจะเป็นการติดตามการทำงานเพื่อการพัฒนาคุณภาพการใช้บริการ แต่กิจกรรมหลายอย่างของพนักงานก็ถูกเฝ้าดูด้วย พนักงานสูญเสียความเป็นส่วนตัว ซึ่งการกระทำเช่นนี้ถือเป็นการผิดจริยธรรม
                3.การใช้ข้อมูลของลูกค้าจากแหล่งต่างๆ เพื่อผลประโยชน์ในการขยายตลาด
                4.การรวบรวมหมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล์ หมายเลขบัตรเครดิต และข้อมูลส่วนตัวอื่นๆ เพื่อนำไปสร้างฐานข้อมูลประวัติลูกค้าขึ้นมาใหม่ แล้วนำไปขายให้กับบริษัทอื่น ดังนั้น เพื่อเป็นการป้องกันการละเมิดสิทธิความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและสารสนเทศ จึงควรจะต้องระวังการให้ข้อมูล โดยเฉพาะการใช้อินเตอร์เน็ตที่มีการใช้โปรโมชั่น หรือระบุให้มีการลงทะเบียนก่อนเข้าใช้บริการ เช่น ข้อมูลบัตรเครดิต และที่อยู่อีเมล์ความถูกต้อง (Information Accuracy)
                  ในการใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการรวบรวม จัดเก็บ และเรียกใช้ข้อมูลนั้น คุณลักษณะที่สำคัญประการหนึ่ง คือ ความน่าเชื่อถือได้ของข้อมูล ทั้งนี้ ข้อมูลจะมีความน่าเชื่อถือมากน้อยเพียงใดย่อมขึ้นอยู่กับความถูกต้องในการบันทึกข้อมูลด้วย ประเด็นด้านจริยธรรมที่เกี่ยวข้องกับความถูกต้องของข้อมูล โดยทั่วไปจะพิจารณาว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบต่อความถูกต้องของข้อมูลที่จัดเก็บและเผยแพร่ เช่น ในกรณีที่องค์การให้ลูกค้าลงทะเบียนด้วยตนเอง หรือกรณีของข้อมูลที่เผยแพร่ผ่านทางเว็บไซต์ อีกประเด็นหนึ่ง คือ จะทราบได้อย่างไรว่าข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นนั้นไม่ได้เกิดจากความจงใจ และผู้ใดจะเป็นผู้รับผิดชอบหากเกิดข้อผิดพลาด

                   ดังนั้น ในการจัดทำข้อมูลและสารสนเทศให้มีความถูกต้องและน่าเชื่อถือนั้น ข้อมูลควรได้รับการตรวจสอบความถูกต้องก่อนที่จะนำเข้าฐานข้อมูล รวมถึงการปรับปรุงข้อมูลให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ นอกจากนี้ ควรให้สิทธิแก่บุคคลในการเข้าไปตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลของตนเองได้ เช่น ผู้สอนสามารถดูคะแนนของนักศึกษาในความรับผิดชอบ หรือที่สอนเพื่อตรวจสอบว่าคะแนนที่ป้อนไม่ถูกแก้ไขเปลี่ยนแปลง ความเป็นเจ้าของ (Information Property) สิทธิความเป็นเจ้าของ หมายถึง กรรมสิทธิ์ในการถือครองทรัพย์สิน ซึ่งอาจเป็นทรัพย์สินทั่วไปที่จับต้องได้ เช่น คอมพิวเตอร์ รถยนต์ หรืออาจเป็นทรัพย์สินทางปัญญา (ความคิด) ที่จับต้องไม่ได้ เช่น บทเพลง โปรแกรมคอมพิวเตอร์ แต่สามารถถ่ายทอดและบันทึกลงในสื่อต่างๆ ได้ เช่น สิ่งพิมพ์ เทป ซีดีรอม เป็นต้น

                   ในสังคมของเทคโนโลยีสารสนเทศ มักจะกล่าวถึงการละเมิดลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ เมื่อท่านซื้อโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มีการจดลิขสิทธิ์ นั่นหมายความว่าท่านได้จ่ายค่าลิขสิทธิ์ในการใช้ซอฟต์แวร์นั้น สำหรับท่านเองหลังจากที่ท่านเปิดกล่องหรือบรรจุภัณฑ์แล้ว หมายถึงว่าท่านได้ยอมรับข้อตกลงเกี่ยวกับลิขสิทธิ์ในการใช้สินค้านั้น ซึ่งลิขสิทธิ์ในการใช้จะแตกต่างกันไปในแต่ละสินค้าและบริษัท บางโปรแกรมคอมพิวเตอร์จะอนุญาตให้ติดตั้งได้เพียงครั้งเดียว หรือไม่อนุญาตให้ใช้กับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นๆ ถึงแม้ว่าคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นๆ ท่านเป็นเจ้าของ และไม่มีผู้อื่นใช้ก็ตาม ในขณะที่บางบริษัทอนุญาตให้ใช้โปรแกรมนั้นได้หลายๆ เครื่อง ตราบใดที่ท่านยังเป็นบุคคลที่มีสิทธิในโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ซื้อมา การคัดลอกโปรแกรมคอมพิวเตอร์ให้กับเพื่อน เป็นการกระทำที่จะต้องพิจารณาให้รอบคอบก่อนว่าโปรแกรมที่จะทำการคัดลอกนั้น เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ท่านมีสิทธ์ในระดับใด

                     การเข้าถึงข้อมูล (Data Accessibility) ปัจจุบันการเข้าใช้งานโปรแกรม หรือระบบคอมพิวเตอร์มักจะมีการกำหนดสิทธิตามระดับของผู้ใช้งาน ทั้งนี้ เพื่อเป็นการป้องกันการเข้าไปดำเนินการต่างๆ กับข้อมูลของผู้ใช้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง และเป็นการรักษาความลับของข้อมูล ตัวอย่างสิทธิในการใช้งานระบบ เช่น การบันทึก การแก้ไข/ปรับปรุง และการลบ เป็นต้น ดังนั้น ในการพัฒนาระบบคอมพิวเตอร์จึงได้มีการออกแบบระบบรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงของผู้ใช้ และการเข้าถึงข้อมูลของผู้อื่นโดยไม่ได้รับความยินยอมนั้น ก็ถือเป็นการผิดจริยธรรมเช่นเดียวกับการละเมิดข้อมูลส่วนตัว ในการใช้งานคอมพิวเตอร์และเครือข่ายร่วมกันให้เป็นระเบียบ หากผู้ใช้ร่วมใจกันปฏิบัติตามระเบียบและข้อบังคับของแต่ละหน่วยงานอย่างเคร่งครัดแล้ว การผิดจริยธรรมตามประเด็นดังที่กล่าวมาข้างต้นก็คงจะไม่เกิดขึ้น